Utiliser l’Assistant Requête pour la plupart des requêtes L’Assistant Requête facilite la sélection et la collecte de données à partir de différentes tables et champs de votre base de données. À l’aide de l’Assistant Requête, vous pouvez sélectionner les tables et les champs que vous souhaitez inclure. Une jointure interne (opération de requête qui spécifie que les lignes de deux tables sont combinées en fonction de valeurs de champ identiques) est créée automatiquement lorsque l’Assistant reconnaît un champ de clé primaire dans une table et un champ portant le même nom dans une deuxième table.
Vous pouvez également utiliser l’Assistant pour trier le jeu de résultats et effectuer un filtrage simple. Dans la dernière étape de l’Assistant, vous pouvez choisir de retourner les données dans Excel ou d’affiner davantage la requête dans Microsoft Query. Après avoir créé la requête, vous pouvez l’exécuter dans Excel ou dans Microsoft Query.
Pour démarrer l’Assistant Requête, procédez comme suit.
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Sous l’onglet Données , dans le groupe Obtenir des données externes , cliquez sur À partir d’autres sources, puis sur À partir d’une requête Microsoft.
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Dans la boîte de dialogue Choisir une source de données , vérifiez que la case à cocher Utiliser l’Assistant Requête pour créer/modifier des requêtes est cochée.
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Double-cliquez sur la source de données que vous souhaitez utiliser.
-ou-
Cliquez sur la source de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.
Travailler directement dans Microsoft Query pour d’autres types de requêtes Si vous souhaitez créer une requête plus complexe que l’Assistant Requête, vous pouvez travailler directement dans Microsoft Query. Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour afficher et modifier les requêtes que vous commencez à créer dans l’Assistant Requête, ou vous pouvez créer de nouvelles requêtes sans utiliser l’Assistant. Travaillez directement dans Microsoft Query lorsque vous souhaitez créer des requêtes qui effectuent les opérations suivantes :
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Sélectionner des données spécifiques à partir d’un champ Dans une base de données volumineuse, vous pouvez choisir certaines des données d’un champ et omettre les données dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, si vous avez besoin de données pour deux des produits dans un champ qui contient des informations pour de nombreux produits, vous pouvez utiliser critères pour sélectionner des données pour les deux produits souhaités uniquement.
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Récupérer des données en fonction de différents critères chaque fois que vous exécutez la requête Si vous avez besoin de créer le même rapport Excel ou le même résumé pour plusieurs zones dans les mêmes données externes, par exemple un rapport de ventes distinct pour chaque région, vous pouvez créer un requête avec paramètres. Lorsque vous exécutez une requête de paramètre, vous êtes invité à indiquer une valeur à utiliser comme critère lorsque la requête sélectionne des enregistrements. Par exemple, une requête de paramètre peut vous inviter à entrer une région spécifique, et vous pouvez réutiliser cette requête pour créer chacun de vos rapports de ventes régionaux.
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Joindre des données de différentes manières Les jointures internes créées par l’Assistant Requête sont le type de jointure le plus courant utilisé dans la création de requêtes. Toutefois, vous souhaitez parfois utiliser un autre type de jointure. Par exemple, si vous disposez d’une table d’informations sur les ventes de produits et d’une table d’informations client, une jointure interne (type créé par l’Assistant Requête) empêche la récupération des enregistrements client pour les clients qui n’ont pas effectué d’achat. À l’aide de Microsoft Query, vous pouvez joindre ces tables afin que tous les enregistrements clients soient récupérés, ainsi que les données de vente pour les clients qui ont effectué des achats.
Pour démarrer Microsoft Query, procédez comme suit.
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Sous l’onglet Données , dans le groupe Obtenir des données externes , cliquez sur À partir d’autres sources, puis sur À partir d’une requête Microsoft.
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Dans la boîte de dialogue Choisir une source de données , vérifiez que la case à cocher Utiliser l’Assistant Requête pour créer/modifier des requêtes est désactivée.
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Double-cliquez sur la source de données que vous souhaitez utiliser.
-ou-
Cliquez sur la source de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.
Réutilisation et partage de requêtes Dans l’Assistant Requête et Microsoft Query, vous pouvez enregistrer vos requêtes sous la forme d’un fichier .dqy que vous pouvez modifier, réutiliser et partager. Excel peut ouvrir des fichiers .dqy directement, ce qui vous permet, à vous ou à d’autres utilisateurs, de créer des plages de données externes supplémentaires à partir de la même requête.
Pour ouvrir une requête enregistrée à partir d’Excel :
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Sous l’onglet Données , dans le groupe Obtenir des données externes , cliquez sur À partir d’autres sources, puis sur À partir d’une requête Microsoft. La boîte de dialogue Choisir une source de données s’affiche.
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Dans la boîte de dialogue Choisir une source de données , cliquez sur l’onglet Requêtes .
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Double-cliquez sur la requête enregistrée que vous souhaitez ouvrir. La requête s’affiche dans Microsoft Query.
Si vous souhaitez ouvrir une requête enregistrée et que Microsoft Query est déjà ouvert, cliquez sur le menu Fichier de requête Microsoft, puis cliquez sur Ouvrir.
Si vous double-cliquez sur un fichier .dqy, Excel s’ouvre, exécute la requête, puis insère les résultats dans une nouvelle feuille de calcul.
Si vous souhaitez partager un résumé ou un rapport Excel basé sur des données externes, vous pouvez donner à d’autres utilisateurs un classeur qui contient une plage de données externe, ou vous pouvez créer un modèle. Un modèle vous permet d’enregistrer le résumé ou le rapport sans enregistrer les données externes afin que le fichier soit plus petit. Les données externes sont récupérées lorsqu’un utilisateur ouvre le modèle de rapport.
